Muokkaamispäivämäärä 1.6.2018
1. Rekisterin nimi
Ceepos verkkomaksu
2. Rekisterinpitäjä
Järvenpään kaupunki, kaupunginhallitus, konsernipalvelut.
3. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteystiedot
Vastuuhenkilö: Talous- ja hallintojohtaja Antti Peltola.
Yhteyshenkilö: Talouspäällikkö Kirsi Rinne
Yhteystiedot:
PL 41, Hallintokatu 2, 04401 Järvenpää
Puhelinvaihde 09 27 191
Sähköposti etunimi.sukunimi@jarvenpaa.fi
4. Kunnan tietosuojavastaava
Tietosuojavastaavan ajantasaiset yhteystiedot on saatavissa Järvenpään kau-pungin verkkosivuilta www.jarvenpaa.fi, hakusanalla ”tietosuojavastaava”.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja kerätään mm. maksujen oikean kohdistamisen, asiakkaan ja/tai asiakkaan ilmoittaman henkilön tunnistamisen sekä raportoinnin vuoksi.
Ohjelmiston käyttäjistä kerätään tietoja käyttöoikeuksien määrittelemiseksi sekä käytön valvomiseksi. Ohjelmisto luo henkilötietoja sisältäviä lokitietoja ohjelmiston käyttöhistorian ja ongelmatapausten selvitystarpeita varten.
6. Rekisterin tietosi-sältö
Rekisteröityjä ovat Järvenpään kaupungin verkkomaksuliittymän kautta mak-suja tekevät henkilöt ja yhteisöt.
Mahdollisia rekistereihin tallennettavia henkilötietoja ovat:
Yleinen asiakasrekisteri:
asiakasnumero, etunimi, sukunimi sekä sähköpostiosoite.
Tilausrekisteri:
maksunumero, tilatut tuotteet ja niiden lisätiedot.
Sähköiset ylläpitojärjestelmät:
Ceepos verkkomaksu
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Maksutapahtumia liittymien kautta välittävät ulkoiset järjestelmät, jotka ovat integroituneet Järvenpään kaupungin verkkomaksuliittymään.
8. Säännönmukaiset tietojenluovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin pitäjän muihin verkkomaksuliittymään integroituihin järjestelmiin, kuten kassajärjestelmä, kirjanpito, laskutus, kulunvalvonta, ajanvaraus. Maksupalveluntarjoajasta riippuen tilauksen maksamisen yhteydessä maksujärjestelmään välitetään asiakkaan yhteystietoja ongelmatilanteiden ja maksujen palauttamisen helpottamiseksi.
Henkilötietoja ei luovuteta suoramainontaa, suoramarkkinointia, etämyyntiä, markkina- tai mielipidetutkimusta, henkilömatrikkeleita tai sukututkimusta varten.
9. Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään rekistereissä, kunnes niiden poistot tehdään manuaalisesti.
Tilaustiedot säilytetään, kunnes poistot tehdään manuaalisesti tai ajastetusti.
Sähköiset kuittihistoriat säilytetään, kunnes poistot tehdään manuaalisesti, mutta kuitenkin vähintään kuusi vuotta.
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Ohjelmiston ylläpito on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä käyttäjäryhmäkohtaisin käyttöoikeuksin. Tietokannassa olevat tiedot on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla ja tiedon käsittely on rajattu vain verkkokauppajärjestelmän käytettäväksi. Levyille tallennetut tiedot on suojattu käyttöjärjestelmätason käyttöoikeuksin. Kaikki tietoliikenne järjestelmäntoimittajan järjestelmien sekä verkkokaupan ja maksupalveluntarjoajan välillä tapahtuu SSL-suojattuna.
Verkkokauppapalvelimen huoltoyhteys on sallittu vain palvelin- ja järjestelmätoimittajille.
Ohjelmiston toimittajalla on täysi pääsy kaiken kerätyn tiedon tarkasteluun ja poistamiseen.
12. Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Järjestelmässä/rekisterissä ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai rekisteröityjen profilointia.
13. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot.
Tietojen tarkastuspyynnön voi tehdä kaupungin lomakkeella tai riittävin tiedoin vapaasti kirjoitettuna. Tarkastuspyynnön tulee olla omakätisesti allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla tunnistettu. Pyyntö toimitetaan käsiteltäväksi kaupungin kirjaamoon, jossa pyyntö kirjataan asianhallintajärjestelmään ja toimitetaan rekisterinpitäjälle.
Asiakkaalle annetaan tilaisuus tutustua tietoihin tai tiedot annetaan kirjallisesti. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä, viimeistään 1 kk kuluessa pyynnön saapumisesta, jolloin tiedot ovat saatavilla tai tiedon pyytäjälle ilmoitetaan mahdollisen viivästymisen syy. Tiedot ovat saatavilla viimeistään 3 kk kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen kieltäytymistodistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
14. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen
Rekisterissä oleva käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Tietojen korjauspyyntö tehdään omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä. Pyynnössä tulee yksilöidä, mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella.
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisterinpitäjän on myös estettävä tällaisen tiedon leviäminen, jos tieto voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen oikeuksiaan.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
15. Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen
Tietojen käsittely tämän rekisterin sisällä ei perustu suostumukseen.
16. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojensa poistamista taikka käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.
17. Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen.
18. Muu informaatio
Rekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä Järvenpään kaupungin Internet- sivuilla sekä Ceepos verkkomaksujärjestelmän sivuilla.
19. Rekisterihallinto
Hallintosäännön 5 luku 48 §. ”Kaupunginhallituksen asiakirjahallinnon tehtävät. Kaupungin hallitus vastaa siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty kaupungin eri tehtävissä sekä mm. Kohta 1. hyvän tiedonhallintatavan ja hyvän henkilötietojen käsittelyn toteuttamisesta.” sekä Kohta 4 Kaupunginhallitus nimeää rekisterinpitäjät, ellei ole hallintosäännössä määrätty.